Protokoll

Aus Wissensdatenbank FDP Berlin
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Protokolle erscheinen beizeiten als eine lästige und bürokratische Aufgabe im Nachgang von Sitzungen. Trotzdem sind sie unverzichtbar für die kontinuierliche Arbeit von Vorständen. Vor allem aber muss die Erstellung von Protokollen nicht aufwendig sein.

Als Grundstruktur von Protokollen können sowohl die Tagesordnung als auch die wesentlichen Beschlüsse und Aufgaben dienen. Im Vordergrund steht nicht eine möglichst detailgetreue Sitzungsdarstellung. Ein Wortprotokoll ist in der Regel nicht notwendig und unter Umständen sogar kontraproduktiv, weil wichtige Entscheidungen untergehen können. Der Fokus sollte auf der nachvollziehbaren Dokumentation von klaren Aufgaben, dem weiteren Vorgehen und konkreten Projekten liegen. Wenn zum Beispiel eine Veranstaltung geplant wird, sollte für alle Vorstandsmitglieder aus dem Protokoll ersichtlich sein, wer konkret welche Aufgaben übernimmt, was für Ausgaben getätigt werden und idealerweise Fristen zur Umsetzung gesetzt werden. Zudem müssen Beschlüsse zu finanziellen Fragen und der Aufnahme von Neumitgliedern dokumentiert werden.

Insbesondere bei Jahreshauptversammlungen, Bezirks- und Fachausschusssitzungen kommt der Dokumentation von Beschlüssen eine entscheidende Bedeutung zu. Für die Wahlen gibt es dabei von der Landesgeschäftsstelle Formblätter, die ausgefüllt werden. Bei inhaltlichen Diskussionen ist es wichtiger, das Abstimmungsverhältnis und die Änderungsanträge zu dokumentieren als die Namen der an der Diskussion beteiligten Personen.